Unternehmer verlieren viel Zeit bei der Rechnungsstellung

Die ist die traurige Schlussfolgerung aus einer Studie der niederländischen Behörde für Statistiken zur IKT-Nutzung von Unternehmen in den Niederlanden. Die Online-Rechnungen sind für viele Unternehmer noch kein Standard. Und das ist eine Schande, denn die Rechnungsstellung online zu erledigen wäre eine kluge Entscheidung Unternehmer und Freiberufler.

Was ist der Unterschied zwischen einer digital verschickten Rechnung und einer E-Rechnung?

Viele Unternehmer, welche Rechnungen im PDF Format per E-Mail versenden, denken, dass sie E-Rechnungen verschicken. Aber das ist nicht der Fall… Eine per E-Mail versendete PDF ist nur eine digitale Version der Papierrechnung. Das Dokument kann wahrscheinlich schneller in die Buchhaltung eingespeist werden, weil nicht mehr gescannt werden muss, aber die Weiterverarbeitung einer PDF- und Papierrechnung ist praktisch gleich. Bei einer E-Rechnung wird eine spezielle Datei zusammen mit der PDF-Datei gesendet. Diese .xml-Datei ist im UBL-Format geschrieben und enthält alle Informationen der Rechnung. Der große Vorteil dieser Dateien ist, dass sie von modernen Buchhaltungsprogrammen eingelesen werden können. Das antippen der Rechnungsinformationen von einer Papierrechnung oder der PDF somit nicht mehr erforderlich. Alle Rechnungsinformationen wie Artikelbeschreibung, Rechnungsbetrag, Datum, Steuersatz und Absender werden dann automatisch für dich eingegeben. Dies erspart dir als Unternehmer viel Zeit in der Rechnungslegung. Mit InformerOnline kannst du sogar wiederkehrende E-Rechnungen automatisch von einem BuchungsRoboter verbuchen lassen. Dieser Roboter merkt sich beispielsweise, in welche Kategorie du deine Telefonrechnung zum ersten Mal verlinkt hast und macht diese automatisch für dich.

Unabhängig davon, ob du den Roboter verwendest oder nicht, wird die Verarbeitung aller Rechnungen mit der Verwendung von E-Rechnungen viel schneller gehen. Als Unternehmer kannst du so wirklich viel Zeit sparen.

42% der Unternehmen erhalten E-Rechnungen

Allerdings sind nicht alle Zahlen aus der Umfrage zu E-Rechnungen dramatisch. Die Studie zeigt auch, dass 42% der kleineren Unternehmen E-Rechnungen erhalten. Wenn diese Unternehmer ein Online-Buchhaltungsprogramm verwenden, kannst du daher von einem viel effizienteren Verarbeitungsprozess profitieren und, was noch wichtiger ist, viel Zeit sparen!

Vier Vorteile von E-Rechnungen

Die Verwendung von E-Rechnungen hat eine Reihe von Vorteilen gegenüber Papierrechnungen und sogar Rechnungen, die online als PDF versendet werden. Wir haben eine Anzahl von ihnen aufgelistet.

1. E-Rechnungen sind viel schneller

Wenn du eine E-Rechnung versendest, tunst du das über ein Online-Buchhaltungsprogramm. Das bedeutet, dass du zum Senden der Rechnungen keine separaten E-Mail-Programme mehr benötigst. Du sendest diese einfach direkt aus dem Online-Buchhaltungsprogramm per E-Mail an deine Kunden. Aber nicht nur das Senden ist schneller, auch die oben erwähnte Verarbeitung der Rechnungen bringt eine erhebliche Zeitersparnis. Da du beim Bearbeiten einer Einkaufsrechnung keine Rechnungsinformationen mehr eingeben musst, sparst du zwei Minuten pro Rechnung. Wie viele Rechnungen erhälst du? Du sparst Zeit, die du jetzt anders nutzen kannst.

2. E-Rechnungen sind billiger

Wenn du eine Rechnung per Post versendest, musst du die Rechnung ausdrucken, in einen Umschlag legen und frankieren. Fügst du den Weg zum Postfach noch hinzu, wirst du feststellen, dass das Senden einer Rechnung online viel billiger und schneller ist. Da du die Buchhaltung viel schneller und effizienter erledigen kannst, solltest du grundsätzlich weniger Kosten für deine Buchhaltung aufwenden. Darüber hinaus erleichtert es die automatische Rechnungsverarbeitung vieler Unternehmern, die ihre Buchhaltung selbst (teilweise) durchführen. Viele Unternehmer finden sogar eine ganz andere Zusammenarbeit mit ihrem Buchhalter. Anstatt die Rechnungen zu bearbeiten, prüfen die Auditoren die Konten, die der Händler geführt hat. Weil sich die Zusammenarbeit mit Buchhaltern ändert und die Buchhaltung viel schneller und effizienter erledigt werden kann, können viele Unternehmer dank E-Rechnungen auch Geld sparen.

3. E-Rechnungen sind besser für die Umwelt

Wie du in einem früheren Blog lesen kannst, ist die elektronische Rechnungsstellung viel besser für die Umwelt, als herkömmliche Arten der Rechnungsstellung. Untersuchungen haben ergeben, dass die Online-Rechnungsstellung rund 63% weniger Umweltschäden verursacht als andere Rechnungsarten. Die Rechnungsverarbeitung ist hier ebenfalls mit einbezogen.

4. E-Rechnungen sind professioneller

Nur Unternehmer, die ihre Buchhaltung und damit ihr Unternehmen ordnungsgemäß eingerichtet haben, senden häufig E-Rechnungen. Schließlich haben sie die Werkzeuge, die es ermöglichen, eine E-Rechnung zu senden. Viele Unternehmer denken, dass Sie viel investieren müssen, um eine E-Rechnung zu senden. Aber selbst als Selbständiger mit einem Buchhaltungspaket von 10 € pro Monat können Sie bereits unbegrenzte E-Rechnungen versenden. Die Investition muss also nicht sehr groß sein, um anderen Unternehmen zu zeigen, dass Sie ein professionelles Geschäft haben.

Starte jetzt auch mit E-Rechnungen!

Hast du die Vorteile der E-Rechnung für dein Unternehmen erkannt und die nötigen Werkzeuge sind in Reichweite, ist es fast unvermeidlich die elektronische Rechnungsstellung nicht zu nutzen. Deshalb ist der Anteil der elektronischen Rechnungsstellung in den letzten Jahren stetig gestiegen. Möchtest du auch sehen, was ein Online-Buchhaltungsprogramm für dich tun kann?