Papierlose Rechnung und was man als Unternehmer wissen sollte

Immer mehr Unternehmer und Unternehmerinnen versenden ihre Verkaufsrechnungen digital und nicht mehr per Post. Dennoch entscheiden sich nicht alle Unternehmen für die papierlose Rechnungsstellung. Aber warum nicht? Die papierlose Fakturierung hat viele Vorteile. Wir haben die wichtigsten für Sie aufgelistet.

Die papierlose Rechnungsstellung ist schneller

Die Geschwindigkeit der papierlosen Rechnungsstellung ist einer der größten Vorteile. Zuallererst ist das Senden einer Rechnung online schneller als das Senden einer Papierrechnung. Das Erstellen, Drucken, Verpacken, Frankieren und Anbieten eines Dokuments für die Zustellung nimmt viel Zeit in Anspruch. Aber auch beim Online-Versand von Rechnungen gibt es mehrere Möglichkeiten, die nicht alle gleich schnell sind. Zum Beispiel ist das Erstellen, Speichern und versenden per E-Mail einer Rechnung nicht einmal der schnellste Weg.

Die Rechnungsstellung über ein Online-Buchhaltungsprogramm ist sogar noch schneller. Auf diese Weise können Sie eine Rechnung direkt aus Ihrer Online-Buchhaltung an Ihren Kunden senden, ohne Ihr E-Mail-Programm öffnen zu müssen. Die Erstellung einer Rechnung ist auch viel schneller mit einem Online-Buchhaltungsprogramm. Sie müssen also nicht mehr nach Rechnungsdatum und Rechnungsnummer suchen. Sie werden sofort in Ordnung gebracht, genau wie viele andere Institutionen auch.

Die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung auf der Sendeseite sind erheblich und auch auf der Empfängerseite des Rechnungsflusses gibt es Vorteile. Wenn Sie eine Rechnung mit einer guten Online-Buchhaltungssoftware senden, erhalten Sie nicht nur ein PDF der Rechnung, sondern auch eine spezielle UBL-Datei. Eine UBL-Datei ist eine digitale Version der Rechnung, welche oft im XML-Format mit der Rechnung gesendet wird. Ein modernes Buchhaltungsprogramm kann diese UBL-Datei erkennen, so dass die Verarbeitung der Rechnung in der Administration blitzschnell erfolgt. Sie können diese Rechnungen sogar automatisch von einem Buchroboter bearbeiten lassen. Auf diese Weise sparen Sie als Unternehmer enorm viel Zeit.

Relativ neu im Land der Online-Rechnungsstellung ist das PEPPOL-Netzwerk. Bei PEPPOL werden Rechnungen nicht über ein speziell gesichertes Netzwerk an die E-Mail-Box des Empfängers gesendet, sondern direkt an die Konten selbst. Auch wenn das digitale Versenden von Rechnungen sehr zuverlässig ist, besteht immer die Möglichkeit das die Rechnung nicht am richtigen Ort angekommen ist. Im PEPPOL-Netzwerk finden Sie verifizierte Unternehmen und Regierungen aus Österreich und dem Ausland, die auch direkt Ihre Konten abrechnen können. Da Rechnungen standardmäßig auch per PEPPOL im UBL-Format versendet werden, können Dokumente automatisch in Ihren Konten verarbeitet werden, ohne dass Sie etwas tun müssen. Das ist einfach nur schnell!

Peppol

Papierlose Rechnungen sind besser für die Umwelt

Heute ist es ein Trend, mit Gesundheit, Umwelt und Corporate Social Responsibility (CSR) aktiv zu sein. Deshalb ist es eigentlich seltsam, dass es immer noch Unternehmer gibt, die sich nicht für die Online-Rechnungsstellung entscheiden. Durch den Versand einer Online-Rechnung werden 63% weniger CO2-Emissionen als bei der herkömmlichen Rechnungsstellung erzielt. Die Bequemlichkeit der Online-Rechnung stellt nicht nur Geschwindigkeit sicher, sondern ist auch Umweltfreundlicher.

Online-Rechnungsstellung ist sicherer

Einige Leute denken, dass die Verwendung einer Cloud-Anwendung „gefährlicher“ ist als die Verwendung von Offline-Lösungen. Doch dieses Bilds stimmt so nicht mehr. Cloud-Lösungen haben in den letzten Jahren stark in (Online-) Sicherheit investiert. Die Daten werden daher verschlüsselt und gespeichert und Backups werden automatisch arrangiert. Damit können Sie tatsächlich sagen, dass die Sicherheit Ihrer Daten optimal gewährleistet ist. Dies steht im Gegensatz zu vielen Unternehmern, die die Sicherheit ihrer Finanzdaten offline regeln. Sie halten Festplatten und Dateien im selben Raum wie das Computersystem. Durch Diebstahl oder Brand könnten somit alle Daten verloren gehen und Finanzdaten nicht zurückverfolgt werden.

Mit online Rechnungen sind Sie flexibler

Ein Browser und eine Internetverbindung … Kurz gesagt, das sind die Dinge, die Sie brauchen, um überall auf der Welt eine Rechnung senden zu können. Auch als Unternehmer haben Sie Ihre Buchhaltung heute oft in der Tasche. Dank Anwendungen für das Smartphone können Sie Ihre Rechnungen und Angebote jederzeit und überall einsehen oder andere Zahlen aus Ihren Konten einsehen. Als Unternehmer sind Sie mit all diesen technischen Geräten viel mobiler und flexibler geworden.

Möchten Sie auch papierlos Rechnung stellen?

Die papierlose Fakturierung hat, wie Sie sehen, eine Reihe großer Vorteile gegenüber herkömmlichen Rechnungslösungen. Es ist schneller, sicherer, umweltfreundlicher, Sie erfüllen die europäischen Regeln und sind viel flexibler. Sie wundern sich fast, warum Sie sich noch nicht für die Online-Rechnungsstellung als Selbständiger oder Unternehmer in kleinen Unternehmen entschieden haben. Sind Sie nach dem Lesen dieses Artikels neugierig, was Online-Buchhaltung für Ihr Unternehmen bedeuten kann? Dann erstell ein kostenloses Test-Konto bei InformerOnline und profitiere. Registrieren Sie Ihre Buchhaltung gleich direkt im PEPPOL-Netzwerk, das ist mit Informer kostenlos!